Príprava na vašu služobnú cestu vám umožní cestovať bezpečne, urobíte na kolegov skvelý dojem a pomôže vám dosiahnuť ciele vašej cesty. Mať po ruke všetko potrebné vám pomôže ľahšie zvládnuť akékoľvek neočakávané úlohy a situácie, ktoré by sa mohli počas vašej cesty vyskytnúť.
Na čo všetko by ste mali myslieť?
Pred a počas cesty
1. Urobte si zoznam
Plánovanie potrebných vecí a toho, čo si budete musieť so sebou priniesť je neoddeliteľnou súčasťou procesu balenia. Urobte si zoznam všetkých vecí, ktoré si budete musieť vziať so sebou. Či už sú to osobné veci alebo veci k podnikaniu, začnite s balením včas, aby ste na nič nezabudli. Ak vás čaká dôležitý meeting alebo schôdzka s klientmi určite zvážte tieto dôležitosti:
- Tablet / laptop
- Nabíjačky pre všetky elektronické zariadenia
- Prezentácia v Powerpointe
- Formálne pracovné oblečenie
- Propagačné materiály
- Vizitky, kancelárske potreby a pod.
2. Zbaľte si to najnutnejšie
Nezabudnite si priniesť dostatok oblečenia na pokrytie celej vašej cesty a zbaľte si veci, ktoré sú pohodlné a vhodné na udalosti, ktorej sa zúčastňujete. Ak cestujete do zahraničia, prineste si oblečenie, ktoré zodpovedá pravidlám obliekania, firemnej kultúre alebo krajine. Hoci môžete cestovať primárne za prácou, počas svojho pobytu môžete stráviť nejaký čas mimo pracovných schôdzok. Zabaľte si veci a oblečenie aj na iné aktivity, ako napríklad outfit na cvičenie alebo formálne oblečenie na večeru.
Tip: Aby ste si so sebou zbytočne nenosili oblečenie, ktoré si aj tak na seba nedáte, naplánujte si outfity na pracovné stretnutia už vopred. Zvoľte oblečenie, ktoré je pohodlné, no na druhej strane budete pôsobiť profesionálne. K tomu môže pomôcť aj decentne zvolená podprsenka, biela košeľa, kostým a podobne.
3. Skontrolujte miestne počasie
Bez ohľadu na ročné obdobie, je vždy vhodné skontrolovať predpoveď počasia v danej destinácií, aby ste sa mohli rozumne zbaliť a predvídať nepriaznivé počasie, ktoré by mohlo ovplyvniť vaše cestovné plány.
4. Naplánujte si cestu vopred
Či už cestujete letecky, loďou, autom alebo vlakom, mali by ste si všetko zarezervovať v dostatočnom predstihu. Tým si môžete dodatočne zaistiť najlepšie ceny a zároveň získať lepší výber ubytovania.
5. Zapíšte si všetky dôležité adresy a telefónne čísla
Pred cestou sa uistite, že máte všetky dôležité informácie, adresy a telefónne čísla, aby ste nemuseli obvolávať vašich kolegov alebo šéfa.
6. Pripravte sa na stretnutie alebo udalosť
Na vašej služobnej ceste môžete mať prezentáciu, zúčastniť sa konferencie alebo školenia alebo dosiahnuť iný dôležitý obchodný cieľ. Nezabudnite si preskúmať a pripraviť kľúčové podrobnosti, ako napríklad:
- Ľudia, s ktorými sa stretávate
- Miesta, ktoré navštevujete
- Vybavenie, ktoré budete potrebovať pri prezentácii
- Kúpna zmluva a dokumenty
7. Doprajte si dostatok spánku
Keďže sa chystáte na cestu za prácou, je dôležité, aby ste boli dostatočne sústredení, profesionálni a v dobrej forme. Ak môžete, naplánujte si stretnutia až potom, ako si budete mať možnosť oddýchnuť. Ak máte stretnutie hneď po príchode, je užitočné pribaliť si štuple do uší alebo slúchadlá, masku na oči či vankúšik na krk, aby ste si počas cesty mohli oddýchnuť a dopriať si kvalitný spánok.
Počas pracovnej alebo služobnej cesty
Sledujte vaše nákupy
Keď cestujete za prácou, buď môžete použiť firemnú kartu na pokrytie vašich cestovných výdavkov, alebo vás môže vaša spoločnosť požiadať, aby ste si zaplatili za položky sami, sledovali svoje výdavky, aby ste mohli dostať náhradu, keď sa vrátite. Preto je dôležité mať prehľad o všetkom, čo kupujete a uchovávať všetky účtenky. Pre prípad, že by ste ich stratili si všetko radšej odfoťte, aby ste si v prípade straty mohli zabezpečiť, že vám bude všetko plne preplatené.
Naplánujte si čas na relax
Práca je síce hlavným dôvodom vašej služobnej cesty, ale treba myslieť a nájsť si čas aj na odpočinok. Zvážte návštevu kúpeľov alebo masáže, choďte si prezrieť pamiatky, navštívte múzeum alebo galériu, spoznajte kultúru, ochutnajte miestne jedlo, choďte nakupovať, čokoľvek, čo vám urobí radosť.
Tip: Trápi vás nespavosť? Viete, ako riešiť poruchy nespavosti?
Zistite, čo mesto ponúka
Ak si chcete služobnú cestu užiť, na každý deň si niečo naplánujte. Urobte si prehliadku mesta, zastavte sa v múzeu alebo navštívte historickú pamiatku. Hoci pracovný čas môže byť pevne stanovený, určite bude možné naplánovať si rôzne aktivity okolo neho.
Užite si
Čas medzi stretnutiami netreba tráviť pobehovaním a zhonom. Niekedy je najlepším spôsobom, ako si užiť pracovný pobyt, nájsť si čas na relaxáciu napríklad v hotelovom bazéne, na masáži alebo dokonca v kúpeľoch.
Naplánujte stretnutia na zábavnom mieste
To, že ste na služobnej ceste, neznamená, že sa vaše stretnutia musia konať v konferenčnej miestnosti. Prečo nevyužiť rôzne scenérie danej destinácie? Usporiadajte stretnutie niekde vonku, v kaviarni či parku. Ponúknite niečo neformálnejšie. To môže vám aj vaším klientom alebo potenciálnym zákazníkom uvoľniť napätie, aj stres.
Majte plán B
Ani na služobnej ceste nemusí ísť všetko tak, ako si naplánujete. Doprava môže meškať. Hotely môžu byť preplnené. Klienti presunu pracovné stretnutia. Vždy buďte pripravení improvizovať a vyťažte z nemilej situácie čo najviac.
Buďte sebestační
Ak cestujete sami, pravdepodobne nebudete mať inú možnosť, ako spoľahnúť sa iba na seba. Majte preto vždy pri sebe dôležité doklady, noste so sebou hotovosť a kreditné karty, zabezpečte si prístup na internet, poprípade majte pri sebe aj lieky, ktoré vyriešia akýkoľvek menší problém, ktorý vás postihne.
Čo si so sebou vziať na služobnú cestu?
Doklady a dokumenty
Kdekoľvek cestujete, nutnosťou je mať pri sebe všetky potrebné doklady. S občianskym preukazom môžete cestovať v rámci Schengenu, ak sa však chystáte tieto hranice prekročiť, potrebujete cestovný pas. Ak cestujete do zahraničia, je nutné skontrolovať platnosť všetkých dokumentov. Ak sa chystáte v zahraničí šoférovať, pred odjazdom si zistite, či váš vodičský preukaz platí aj v danej krajine. V rámci Európy, by mala byť samozrejmosťou európska kartička poistenca. Toto by vám v batožine nemalo chýbať:
- cestovný pas, občiansky preukaz, vodičský preukaz ak cestujete autom
- platobná karta a peniaze v hotovosti,
- vreckový slovník
- telefón s nabíjačkou a SIM kartou,
- preukaz poistenca
- zoznam dôležitých adries a telefónnych
- lístok na autobus / letenka
- mapy
Hygienické potreby
Základom sú nevyhnutné veci ako zubná kefka, zubná pasta, sprchovací gél/mydlo, šampón, príp. kondicionér, deodorant či parfém. Ďalej sa zoznam líši podľa typu dovolenky a pohlavia. Muži si balia zvyčajne holiace potreby, strojček na holenie, náhradné žiletky, krém, prípadne balzam na pery. U žien toho môže byť podstatne viac. Napríklad telové mlieko, líčiace potreby a odličovač make-upu, lak na nechty, manikúra, lak na vlasy, krém na ruky, peeling a pod. Tekuté hygienické potreby by mali byť zabalené zvlášť, aby vám neznečistili zbalený obsah kufra. Pri ceste k moru nezabudnite na opaľovacie krémy a krémy po opaľovaní.
Inšpirácia: 5 tipov, ako sa pripraviť na dlhú cestu autom.
Oblečenie
Výber oblečenia bude záležať najmä od sezóny, príležitosti a dĺžky pobytu. Je dobré nevkladať veci rovno do kufra, ale urobiť si hromádky, každú si prejsť a zredukovať počet zbytočných vecí. Je dobré sa zamerať na kategórie:
- dlhé a krátke nohavice
- tričká, košele
- mikiny, svetre
- domáce oblečenie a obuv
- pohodlné pyžamo
- spodné prádlo, ponožky
- topánky a vhodná obuv
Špeciálne na zimu si pribaľte šál, čiapku, rukavice a teplú vetrovku.
Ďalšie maličkosti
Ak sa práve nechyste prenocovať v divočine postačia vám:
- uteráky, utierky
- papierové vreckovky, toaletný papier
- ochrana proti hmyzu
- slovník
- slnečné a/alebo dioptrické okuliare
- dáždnik
- fotoaparát
Nezabudnite si so sebou vziať lieky, ktoré užívate pravidelne ako napríklad antikoncepcia, lieky na vysoký krvný tlak, cukrovku, cholesterol, alergiu alebo vitamíny. V lekárničke by vám taktiež nemali chýbať klasické lieky proti prechladnutiu, proti hnačke, na pálenie záhy, proti bolesti brucha, obväzy, nožničky a pinzeta.
Tip pre dobrodružnejšie povahy pre nocovanie v prírode: Viete, čo je hamaka?
Ako sa prakticky a efektívne zbaliť?
- Ak máte problém s nedostatkom priestoru, naučte sa veci rolovať do rovnako veľkých “valčekov”. Takto sa potom dajú súmerne poukladať vedľa seba bez toho, aby ste zbytočne plytvali miestom
- Ani ten najmenší kúsok miesta vo vašom kufri by nemal vyjsť nazmar. Dutiny a medzery, ktoré sa vyskytujú na veciach, ktoré balíte, by ste mali využiť na uloženie vecí podobného tvaru. Napríklad podprsenky naskladajte do seba, ponožky a spodnú bielizeň vložte do topánok
- Oblečenie by nemalo prísť do priameho styku s podrážkami topánok, preto obuv zabaľte do vlastného vrecka, ktoré ju oddelí od ostatného obsahu kufra
- Ďalším preventívnym opatrením pred zašpinením alebo pokrčením odevu, je prevrátiť ho naopak. Oceníte to hlavne pri svetlých a pastelových farbách a jemných materiáloch
- Ťažké veci ako topánky, dáždnik, kozmetika či fén by ste mali zabaliť spodok kufra, aby bolo ťažisko, čo najnižšie. Ľahké veci ako šále, svetre, tričká a košele patria na vrch batožiny
- Krehkejšie veci ako parfumy, niektoré typy šperkov, decentné doplnky ako napríklad elegantné dámske strieborné hodinky a určité druhy darčekov, by mali byť v originálnych krabičkách alebo špeciálnych ochranných obaloch
- Slúchadlá, nabíjačky a USB káble stočte a vložte do nejakej pevne uzatvorenej krabičky
- Ak cestujete na dlhé cesty, vždy je dobre mať po ruke niečo malé pod zub. Skladovať jedlo v batožine tak, aby nedošlo k nehode a zároveň zostalo v konzumovateľnom stave, môže byť niekedy výzvou. Na to vám môžu poslúžiť pevné krabičky s priehradkami, do ktorých môžete uložiť rôzne druhy pokrmov
Služobné cesty môžu byť už sami o sebe dosť hektické, preto určite nič nenechávajte na poslednú chvíľu. Správna príprava pred odchodom vás dostatočne pripraví aj na neočakávané a zároveň zníži váš stresový level.
Dominika Blchová, PoctiveSEO.sk
